Vous aimeriez accroître votre efficacité au travail, mais vous ne savez pas comment vous organiser pour y parvenir ? Entre les mails que l’on reçoit au quotidien, les rendez-vous auxquels l’on doit assister et les tâches à exécuter, on peut très vite se retrouver avec une tonne d’informations. Pour une gestion optimale de ces dernières, les professionnels recourent le plus souvent à des outils spécifiques. En voici 4 qui vous aideront à mieux vous organiser au travail.

L’agenda, un excellent allié dans la planification du travail

En tant que travailleur, vous aurez nécessairement besoin d’un agenda civil ou professionnel pour optimaliser votre temps de travail. Cet outil, qui existe désormais en version électronique, vous permettra en effet de noter efficacement vos rendez-vous, vos dates d’échéances, de créer des rappels d’anniversaires et d’évènements importants, et donc de consacrer suffisamment de temps aux activités à haute valeur ajoutée.

Vous l’aurez compris, l’agenda professionnel est l’allié parfait pour planifier son temps au travail et gérer au mieux ses priorités tout en s’assurant de dégager le temps nécessaire à l’accomplissement des choses essentielles.

Avec un tel outil, vous ne manquerez plus à certaines de vos obligations sous prétexte que vous les avez oubliées. Ne vous en servez donc pas seulement pour noter vos réunions d’équipe et vos rendez-vous chez le coiffeur. Assurez-vous de l’utiliser à son plein potentiel en mettant à profit chacune de ses fonctionnalités.

Se servir d’un gestionnaire de tâches

Outre l’agenda, il vous faut un gestionnaire de tâches. Cet outil est un must have que vous devez absolument maîtriser pour mieux vous organiser au travail. En adoptant ce système de liste de tâches qui, faut-il le rappeler, va de pair avec l’agenda, vous pourrez dresser une liste exhaustive des tâches que vous devez exécuter dans une journée, une semaine, un mois ou encore un trimestre et vous organiser en conséquence pour les mener à terme dans le délai convenu.

La particularité du gestionnaire des tâches est qu’à la différence de l’agenda, il s’accommode aisément des imprévus qui peuvent survenir après une planification ; vous évitant ainsi des reports intempestifs comme c’est souvent le cas avec l’agenda civil. Ce qui vous permet par conséquent d’éviter les pertes de temps inutiles liées au report répété de certaines tâches quotidiennes.

Si vous êtes à l’aise avec l’outil informatique, vous pouvez opter pour une solution de gestion de tâches électronique. Sinon, il est aussi possible de bien gérer ses tâches périodiques à l’aide d’un bon vieux cahier de notes.

Bien organiser sa boîte mail

Pour bien s’organiser au travail, que vous soyez freelance ou employé ou même dirigeant, vous devez commencer à organiser parfaitement votre boîte mail. Pour commencer, ordonnez vos courriels. Ainsi, si comme tous les travailleurs vous avez des courriels qui s’accumulent sans cesse dans votre boîte mail depuis des lustres, vous devez absolument apprendre à les gérer et surtout à les classer pour mieux les traiter. C’est une condition sine qua non pour optimiser votre efficacité et le contrôle de votre quotidien. Pour cela vous pouviez vous fiez à la méthode dite de la matrice d’Eisenhower.

En effet, pour une meilleure organisation de votre travail, il est nécessaire que vous traitiez chaque message en l’envoyant au bon endroit. Certes, les messages atterrissent directement dans la boîte de réception, mais vous devez savoir qu’il ne s’agit là que d’un lieu de réception temporaire. Il vous faudra du coup transférer chaque mail reçu soit dans un dossier « à faire/à suivre », soit à la poubelle, soit dans les archives. Pensez également à fusionner vos mails si vous en avez plusieurs. Ainsi, vous aurez plus de facilité à assurer leur gestion.

Adopter des outils de notes et stockage

Si vous souhaitez conserver, pour une référence future, vos notes de réunion, vos idées, et vos informations, le mieux pour y arriver est d’utiliser un outil de prise de notes et stockage d’informations. Ce quatrième outil indispensable pour bien s’organiser au travail a beaucoup à offrir aux professionnels, mais malheureusement il est souvent négligé par ces derniers.

Certes, tout le monde possède un petit cahier ou un bloc-notes électronique où noter certaines idées et sujets importants, mais des outils bien plus avancés et professionnels existent et peuvent vous aider à mieux vous organiser dans votre travail. A vous de trouver le vôtre.