Organiser un évènement peut être à la fois amusant et stressant. Pour qu’il soit réussi, il faut consacrer du temps pour sa préparation. Puisqu’il est destiné à faire passer un message, votre évènement doit être bien pensé. Pour y arriver, vous devez a priori vous conformer à certaines règles. Comment parfaire l’organisation d’un évènement ? Quelles sont les pièges à éviter ?

Faire des prévisions

L’organisation d’un évènement demande avant tout des réflexions sérieuses et bien mûries. Pour cela, faire des prévisions vous apportera beaucoup de bénéfices.

Fixer vos objectifs

Pour l’organisation d’un évènement, la première tâche à réaliser est de fixer des objectifs. Ces derniers doivent être aussi bien quantitatifs que qualitatifs. Vous devez vous poser un certain nombre de questions qui vous guideront dans votre projet : pourquoi cet évènement ? Quel est le public cible ? Quel est le nombre d’invités ? Quel est le nombre de vente à atteindre ? Toutes ces données vous permettront de garder une ligne directrice afin de ne pas vous éparpiller.

Réaliser une planification des tâches

Les étapes pour réaliser un évènement sont nombreuses et varient selon sa nature. Il peut s’agir d’une fête, d’un salon ou d’une Kermesse. Selon l’évènement que vous souhaitez organiser, vous devez prendre le temps de planifier toutes les tâches à exécuter. Une fois mises par écrit, cela ne signifie pas qu’elles sont définitives. Il est possible d’y revenir au fil du temps et de faire des mises à jour. Ces tâches peuvent concerner :

• La recherche de partenaires ;
• La constitution de vos équipes ;
• La création d’outils de communication ;
• Les démarches administratives et sécuritaires ;
• La recherche de prestataires de jeux ou de groupes musicaux.

Si vous souhaitez intégrer du divertissement pour la préparation de votre événement, des sociétés comme Happy Game peuvent vous y aider avec des solutions ludiques allant de la structure gonflable au ventre y glisse (pour une manifestation sous le soleil, par contre) en passant par les jeux sportifs ou les animations à sensations fortes comme le Bungee Ejector ou le simulateur de chute libre. Des animations variées qui conviennent aux professionnels comme aux particuliers, aux petits comme aux grands.

Mais ce n’est pas tout ! Parallèlement, vous devez prévoir le budget nécessaire pour votre événement. Vous devez y inclure toutes les dépenses à faire depuis la préparation jusqu’au jour J, sans oublier d’anticiper sur les imprévus.

Choisir le lieu de l’évènement

Lorsque toutes vos prévisions auront été mises noir sur blanc, vous devez penser au lieu de l’événement. C’est un point crucial à prendre en compte pour éviter les mauvaises surprises. Pour cela, vous devez le choisir le plus tôt possible. Certains critères doivent vous guider dans votre choix.

La capacité d’accueil

Une salle trop petite portera atteinte au résultat que vous souhaitez  atteindre en matière d’effectif, surtout s’il s’agit d’un événement commercial. A contrario, si le lieu choisi pour l’événement est trop grand, cela risque de créer une atmosphère froide et austère. L’idéal sera d’opter pour une salle qui peut contenir le nombre d’invités prévu avec une marge de 20% en plus ou en moins.

La notoriété du lieu

Le type de lieu choisi est tributaire du type d’événement et du public ciblé. Vous devez alors miser sur un lieu attrayant et adapté à vos besoins et surtout proposé à un prix attractif. 

L’accessibilité

Il est important de choisir un lieu accessible pour votre événement. Vous devez vérifier que le bâtiment est adapté aux activités que vous souhaitez y mener. Vous devez également vérifier qu’il est possible d’y accéder en voiture ou en transport en commun. Si certains convives doivent venir de l’extérieur, priorisez une salle ou bâtiment à proximité d’une gare ou d’un aéroport. Choisir également une salle non loin d’un hôtel est aussi une bonne option. Les personnes à mobilité réduite doivent également pouvoir se rendre aisément à votre fête.

Pour trouver le lieu qui vous convient les sites internet et les annuaires de lieux et sites sont tout indiqués.

Prévoir les infrastructures et équipements nécessaires

Pour la réussite de votre événement, il faut surtout optimiser l’expérience participant. Cela passe par la prévision d’infrastructures comme :

• Les toilettes ;
• Les points d’eau ;
• Les points d’informations.

Elles sont importantes quelle que soit la nature de l’évènement que vous organisez.

Que faire à l’approche du jour J ?

Avant le jour J, vérifiez que toutes les tâches prévues pour la préparation ont été réalisées. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe sont au même niveau d’informations. Ils doivent aussi connaitre les tâches qui leur incombent individuellement. Pour une meilleure communication au sein de votre équipe, vous pouvez vous équiper de gadgets comme des talkies-walkies ou des téléphones. Cela vous fera profiter d’un gain de temps considérable.

Pour une ambiance chaleureuse et conviviale, prévoir des espaces dédiés à la restauration et à la détente est un must. Vos invités pourront alors échanger entre eux et profiter de l’événement.

En définitive, organiser un événement quel qu’il soit est un travail de longue haleine. Il faut donc se mettre à la tâche le plus tôt possible pour éviter les mauvaises surprises. Cet article vous apporte les éléments essentiels pour mieux réussir tout type d’événements.